No dia a dia de quem trabalha com saúde e reabilitação, compartilhar informações do paciente é praticamente inevitável. Porém, há formas corretas e seguras de fazer isso. Aqui, reunimos sete erros que vemos com frequência ao dividir dados sensíveis de saúde, e que podem colocar pacientes e profissionais em risco, mesmo sem intenção. É a partir dessas experiências que iniciativas como o Mais Terapias constroem rotinas digitais mais seguras e transparentes para todos.
Falta de atenção às permissões e autorizações
O primeiro erro, talvez o mais sutil, ocorre antes mesmo do envio dos dados: o esquecimento da autorização do paciente. Compartilhar informações de saúde sem consentimento expresso é uma violação de privacidade. Muitas vezes a pressa em encaminhar laudos, prescrições ou relatórios aos outros profissionais deixa de lado essa etapa, que deveria ser simples e obrigatória. Ainda que o paciente confie, temos o dever ético e legal de pedir permissão formal antes de enviar dados a terceiros.
Respeitar o direito do paciente começa pelo consentimento.
Em plataformas específicas como o Mais Terapias, por exemplo, aconselhamos os terapeutas a sempre fazer um termo autorizando o compartilhamento e registrar o pedido ao prontuário do paciente, deixando claro a qualquer tempo quem concedeu permissão para acessar, transferir ou visualizar registros clínicos.
Utilizar meios informais e inseguros
Muitos ainda preferem usar WhatsApp, e-mail comum ou mesmo aplicativos abertos para compartilhar exames, receitas e outros documentos importantes. Achamos prático, rápido, mas esses canais não garantem a confidencialidade necessária para dados sensíveis. Uma mensagem encaminhada de forma errada, extravio do celular, invasão da conta de e-mail, tudo isso pode deixar informações de saúde de uma pessoa circulando onde não deveriam estar.
É responsabilidade do profissional adotar soluções com criptografia, histórico controlado de acesso e ambiente seguro para o tráfego dessas informações. Atualmente, já existem tecnologias que automatizam parte desse cuidado, restringindo o acesso só a usuários autorizados e passando tudo por trilhas digitais, o que também facilita auditorias e investigações, se preciso for.
Desconsiderar o tipo de dado compartilhado
Desconsiderar o tipo de dado compartilhadoNem todo dado tem o mesmo nível de sensibilidade. Há informações que, se divulgadas, causam exposições graves, constrangimento ou discriminação. Diagnóstico de doenças, tratamentos psiquiátricos, histórico de traumas ou laudos detalhados, por exemplo, exigem preferência absoluta por canais totalmente protegidos. Muitas vezes o erro está em enviar um dado desse perfil junto de um simples agendamento, apenas por juntar arquivos em uma mesma mensagem.
Cada informação deve ser tratada conforme seu potencial de impacto, e o profissional de saúde precisa discernir se é realmente necessário compartilhá-la ou não.
Deixar de registrar e organizar os compartilhamentos
A informalidade também se manifesta ao não manter rastreabilidade: não anotar para quem, quando e por qual motivo tal informação foi compartilhada. Sem esse registro, fica impossível fazer o controle correto da circulação de dados. Recomendamos o uso de ferramentas digitais focadas em organização de registros, como abordado no conteúdo sobre organização de registros e documentos de saúde.
Além disso, sistemas como o Mais Terapias oferecem trilhas de auditoria, facilitando o acompanhamento de todo o histórico, de modo seguro e sempre à disposição para consultas e revisões.
Não atualizar rotinas de segurança digital
Outro erro vem da confiança exagerada em velhos hábitos: aquela senha de sempre, o laptop que nunca é atualizado, a falta de backup, compartilhamento de senha com colegas, redes Wi-Fi abertas… Tudo isso aumenta o risco de que dados sensíveis vazem sem que ninguém perceba. As ameaças digitais evoluem rápido, e pequenos descuidos podem gerar grandes consequências para a privacidade do paciente.
Mantemos procedimentos rígidos e atualizados, buscando troca de senhas frequentes, autenticação em dois fatores, backup regular e separação clara entre perfis pessoais e profissionais. Não é só uma recomendação, é uma necessidade.
Falamos mais sobre práticas protegidas em nosso artigo sobre segurança de dados do paciente em clínicas de saúde.
Ignorar a legislação e os regulamentos
Com a LGPD e outras normas que regem o uso de dados no Brasil, compartilhar, armazenar e até descartar informações de saúde ganhou regras claras. Já não passa apenas por nossos critérios pessoais. Desconhecer, desvalorizar ou ignorar esses regulamentos expõe a clínica ou consultório a processos, multas e até mesmo ao fechamento.
Não conhecer as regras não isenta da responsabilidade.
É parte de nosso compromisso estar atualizado quanto às exigências legais e orientar toda a equipe sobre as práticas adequadas. Afinal, cada colaborador é responsável pelas informações que manuseia.
No conteúdo sobre prontuário eletrônico seguro, detalhamos como a legislação impacta diariamente a rotina dos profissionais de saúde.
Falta de comunicação entre equipes e profissionais
Por fim, há um erro recorrente de contexto: profissionais que compartilham informações sem primeiro alinhar necessidades com outros membros da equipe. Uma fisioterapeuta pode enviar exames para um neurologista, mas esquecer de avisar à responsável pelo atendimento psicológico do mesmo paciente, gerando ruídos, retrabalho e até perda de dados entre setores.
- Faltou falar com todos os envolvidos?
- O dado compartilhado foi entendido com clareza?
- Houve retorno sobre o que fazer a seguir?
Um canal bem definido para comunicação interna, registro formal de trocas e centralização das informações, como a defendida pelo Mais Terapias, garante que todo o fluxo aconteça de maneira integrada e segura. Para aprofundar esse tema, sugerimos a leitura sobre comunicação entre profissionais de saúde.
Como evitar esses erros?
Talvez não exista forma totalmente infalível, afinal, todos somos humanos. Porém, centralizar informações, adotar soluções digitais confiáveis, atualizar conhecimentos periodicamente e, principalmente, aplicar bom senso ao compartilhar qualquer dado fazem parte de uma postura comprometida, ética e respeitosa. Quem já conhece o cenário de erros comuns ao implementar o prontuário eletrônico sabe quanto um descuido, aparentemente pequeno, pode crescer.
No Mais Terapias, reforçamos diariamente a importância de tratar a informação em saúde com o máximo cuidado, não apenas por cumprimento das leis, mas porque acreditamos que a confiança do paciente é nosso maior patrimônio. A adoção de práticas seguras não impede o trabalho, mas cria novas possibilidades para cuidar melhor das pessoas, sem comprometer a privacidade de ninguém.
Conclusão
Evitar erros ao compartilhar dados sensíveis de saúde depende de atenção, respeito e conhecimento sobre o tema. Pequenos detalhes, como pedir autorização, usar canais corretos ou alinhar equipes, fazem toda a diferença. Se tivermos compromisso com privacidade, conseguimos unir tecnologia e convivência humana de modo mais saudável. Se deseja conhecer práticas digitais seguras, testar um ambiente prático e protegido, e trazer mais tranquilidade para sua rotina clínica, convidamos você a testar o Mais Terapias. São quinze dias gratuitos, sem compromisso, para descobrir como é possível cuidar de pessoas e dados com o mesmo zelo.
Perguntas frequentes sobre compartilhamento de dados sensíveis de saúde
O que são dados sensíveis de saúde?
Dados sensíveis de saúde são todas as informações relacionadas ao estado físico, mental, histórico clínico, diagnósticos, exames, tratamentos e outros detalhes íntimos do paciente. Segundo a LGPD, essas informações exigem proteção especial, já que podem causar discriminação ou exposição caso sejam compartilhadas sem os devidos cuidados.
Como proteger meus dados de saúde?
Para proteger seus dados de saúde, sempre verifique se estão sendo armazenados em plataformas seguras com criptografia e acesso restrito. Use senhas fortes, altere-as periodicamente, evite compartilhar informações por canais abertos como e-mail ou aplicativos de mensagens comuns. Exija que os profissionais sempre solicitem sua autorização antes de compartilhar qualquer informação. Saiba mais em nosso material sobre segurança de dados em saúde.
Quais riscos ao compartilhar dados de saúde?
Os principais riscos incluem vazamento de informações privadas, uso indevido por terceiros, constrangimentos, discriminação e até mesmo fraudes ou golpes. O compartilhamento inadequado pode prejudicar tanto o paciente quanto o profissional responsável. Por isso, recomendamos atenção total em cada etapa desse processo.
É seguro enviar exames pelo WhatsApp?
Apesar da praticidade, o WhatsApp não oferece todas as garantias de sigilo e proteção adequadas para dados sensíveis. O ideal é utilizar plataformas próprias para saúde, que garantem controle, rastreabilidade e criptografia dos documentos. Caso precise muito mandar algum exame por esse canal, procure apagar a conversa depois e evite deixar registros no celular.
Como saber se um site é confiável?
Um site confiável para compartilhamento de informações de saúde deve apresentar criptografia (cadeado no navegador), políticas claras de privacidade, controles de acesso e identificação dos usuários. Verifique se há informações de contato, suporte técnico e se o endereço começa com “https”. Plataformas como o Mais Terapias, por exemplo, reforçam esses pontos para garantir tranquilidade aos usuários.