Guia prático para digitalizar prontuários de pacientes

O movimento de digitalização está presente no dia a dia das clínicas de reabilitação, consultórios e espaços de terapias. Não se trata só de adotar novos recursos tecnológicos, mas de transformar a rotina de trabalho, eliminar gargalos e reduzir riscos. A digitalização de prontuários coloca todos os dados à mão, acelera decisões e contribui para um cuidado clínico mais seguro e completo.

Nós, do Mais Terapias, temos acompanhado como a digitalização pode mudar a relação com os pacientes e com a própria profissão. Preparamos este guia prático para quem busca sair do papel, entender o processo e obter resultados reais no dia a dia.

Por que a digitalização de prontuários é essencial?

A adoção de prontuários digitais transforma a maneira como clínicas e consultórios gerenciam informações valiosas. Aqui estão algumas vantagens notáveis:

acesso imediato e seguro aos registros, eliminando o risco de perda ou danos físicos;
possibilidade de filtrar e localizar históricos por nome, data, tipo de atendimento e exames realizados;
mais tempo disponível para o atendimento ao paciente, diminuindo o foco na burocracia;
redução significativa de espaço físico e despesas com materiais de escritório;
maior segurança das informações, graças a criptografia e backups automáticos.

Menos papel, mais foco no cuidado.

Para se aprofundar no tema, confira o artigo os benefícios do prontuário eletrônico para o profissional de saúde.

Quais etapas seguir para digitalizar prontuários?

Não existe uma única forma de começar. O que recomendamos é seguir uma sequência lógica, com adaptações ao porte e rotina da clínica, para evitar dores de cabeça desnecessárias.

1. Levantamento e organização dos prontuários físicos

Primeiro, indicamos separar os prontuários existentes. Uma dica que simplifica o processo é agrupar por ordem alfabética, data ou grau de atividade (por exemplo, atendimentos ativos, inativos, antigos). Avalie o espaço necessário para a digitalização, muitas vezes, uma mesa ampla já basta.

2. Escolha do método de digitalização

Na prática, os registros podem ser digitalizados de duas formas:

Escaneamento (scanner): transforma o prontuário físico em imagem digital (.pdf ou .jpg).
Digitação: transcrição manual dos dados para um sistema digital (geralmente feita caso o prontuário seja padronizado e facilmente digitável).

Para saber se vale mais investir na digitação ou apenas no escaneamento, muitos profissionais preferem iniciar pelos prontuários ativos. Aos poucos, criam uma rotina que permite incorporar os demais registros.

3. Escolha do sistema de armazenamento

É aqui que a escolha de uma plataforma confiável faz toda a diferença. O Mais Terapias desenvolveu um ambiente online pensado exclusivamente para terapeutas de reabilitação, combinando prontuário eletrônico, agenda, cadastro de pacientes e fluxo de informações seguro, tudo integrado. Dentro dele, os dados ficam disponíveis a qualquer hora, com acesso protegido e compartilhamento apenas com autorização.

4. Digitalização e conferência dos dados

Concentre-se na qualidade das informações. Ao digitalizar, verifique se todas as páginas aparecem nítidas e completas. Se for digitar, atenção redobrada à fidelidade do histórico. Não hesite em reler, checar datas e corrigir possíveis erros de transcrição antes de arquivar no sistema.

5. Treinamento da equipe

Para novos procedimentos fluírem de verdade, toda a equipe clínica deve passar por um treinamento básico: como acessar os registros digitais, anexar documentos, registrar evolução do paciente, e os protocolos de sigilo.

6. Descarte seguro do papel

Após os registros serem digitalizados, mantenha o material físico guardado por um tempo mínimo (de acordo com a legislação e recomendações do Conselho Profissional). Quando possível, faça o descarte seguro para evitar exposição indevida de informações confidenciais.

Se bater dúvidas sobre como migrar do papel para o digital, sugerimos a leitura do artigo Migrar para o digital é mais simples do que você imagina, também publicado no nosso blog.

Principais cuidados ao digitalizar

Privacidade é prioridade: Nunca armazene prontuários em dispositivos pessoais abertos ou em locais sem criptografia.
Backups constantes evitam sustos. Certifique-se de que o sistema escolhido realiza cópias de segurança automáticas.
Tenha políticas claras de acesso, revelando quem pode visualizar, editar ou compartilhar prontuários.
Atenção à legislação: Observe as normas da LGPD, CFM e demais órgãos reguladores do segmento para garantir conformidade.

Proteja os dados do paciente como protegeria seu próprio segredo.

Mais informações e pontos de atenção você encontra no conteúdo prontuário eletrônico é seguro?, publicado pelo Mais Terapias.

Como organizar o novo prontuário digital?

Ao criar a ficha digital do paciente em uma plataforma, procure padronizar o registro dos dados. Isso inclui:

Anamnese detalhada;
Evolução do tratamento;
Procedimentos realizados;
Medicamentos prescritos (quando aplicável);
Exames, laudos e encaminhamentos;
Comunicações relevantes sobre cada etapa.

Trazemos dicas práticas no artigo como evoluir o prontuário do paciente e pontos importantes em cada registro. Vale conferir para adotar rotinas que simplificam a vida do profissional.

Perguntas frequentes sobre digitalização de prontuários

O que é a digitalização de prontuários médicos?

Digitalizar prontuários significa transformar registros físicos (em papel) em arquivos digitais, permitindo acesso, armazenamento e gestão em ambiente eletrônico. O processo pode ser feito por escaneamento ou transcrição manual dos dados e é base para quem deseja um atendimento mais ágil e integrado.

Como digitalizar prontuários de pacientes?

O passo a passo básico é: organizar os arquivos físicos, escolher um método (escaneamento ou digitação), utilizar um sistema seguro, fazer conferências e treinar a equipe clínica. Cada clínica pode adaptar esse roteiro a sua própria realidade, tornando a mudança mais fluida.

Quais os benefícios da digitalização de prontuários?

Ao digitalizar, o acesso aos dados é feito em segundos, elimina-se o risco de perdas físicas, aperfeiçoa-se a organização e aumenta-se a segurança dos registros. O profissional consegue dedicar menos tempo à papelada e mais ao cuidado direto do paciente. Para saber mais, sugerimos a leitura do artigo sobre como escolher entre prontuário digital e físico.

Quanto custa digitalizar prontuários médicos?

O custo depende do volume de prontuários, ferramentas escolhidas e se o processo será feito internamente ou com ajuda de consultorias. Em muitos casos, começar pelos pacientes ativos e escolher uma plataforma com teste gratuito (como o período de experimentação do Mais Terapias) é suficiente para ver vantagem sem grandes investimentos iniciais.

A digitalização é segura para os dados dos pacientes?

Sim, usando plataformas seguras, que empregam criptografia e controles de acesso, a digitalização é muito mais segura do que o armazenamento em papel. Adotar uma rotina de backups e respeitar a legislação torna o ambiente ainda mais confiável para profissionais e pacientes. Em nosso site, detalhamos esse tema na matéria sobre segurança dos prontuários eletrônicos.

Conclusão

Digitalizar os prontuários é um passo concreto para tornar o cuidado mais moderno, simples e seguro. O profissional ganha tempo, tranquilidade e a chance de oferecer uma experiência melhor ao paciente. No Mais Terapias, acreditamos nessa transformação e temos orgulho de contribuir com ferramentas confiáveis e adaptadas à rotina do terapeuta. Quer ver na prática? Experimente gratuitamente nossa plataforma por 15 dias e descubra uma nova forma de cuidar, sem papel, com todo o foco em quem realmente importa: o paciente.